Was ist ein Peppol Access Point? So wählen Sie den richtigen Peppol-Anbieter

Einer der ersten Begriffe, auf den Unternehmen stoßen, wenn sie E-Rechnungen über Peppol senden oder empfangen möchten, ist der Peppol Access Point.

Peppol ist kein zentrales Portal, mit dem sich Unternehmen direkt verbinden. Unternehmen greifen über einen Access Point auf das Peppol-Netzwerk zu, der von einem autorisierten Service Provider bereitgestellt wird.

Daher ist die Wahl des richtigen Anbieters ein wichtiger Bestandteil der Peppol-Compliance.

Ein geeigneter Peppol-Anbieter sollte die E-Rechnungsanforderungen verschiedener Länder kennen, sowohl den Versand als auch den Empfang unterstützen, Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen bieten und einen zuverlässigen operativen Support bereitstellen.

In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Peppol Access Point ist, wie er funktioniert und welche Kriterien Sie bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten.

Was ist ein Peppol Access Point?

Ein Peppol Access Point ist der technische Zugangspunkt, über den Unternehmen elektronische Dokumente im Peppol-Netzwerk senden und empfangen können.

Laut OpenPeppol greifen Endnutzer über akkreditierte Service Provider auf das Peppol-Netzwerk zu. Diese Anbieter sind berechtigt, Peppol-basierte elektronische Dokumente zu senden und zu empfangen.

Ihr Unternehmen muss nicht mit jedem Kunden oder Lieferanten eine separate technische Integration einrichten. Über eine einzige Peppol-Verbindung können Sie Dokumente in standardisierter Form mit anderen Teilnehmern im Netzwerk austauschen.

Wie funktioniert ein Peppol Access Point?

Das Peppol-Netzwerk basiert grundsätzlich auf dem Four-Corner-Modell.

Dieses Modell umfasst vier Hauptparteien:

1. Absender

2. Access Point des Absenders

3. Access Point des Empfängers

4. Empfänger

Beim Versand einer E-Rechnung läuft der Prozess typischerweise wie folgt ab:

ERP- oder Rechnungssystem → Access Point des Absenders → Access Point des Empfängers → System des Empfängers

Der Access Point des Absenders nutzt die Informationen des Empfängers im Peppol-Netzwerk, um das Dokument an das richtige Ziel weiterzuleiten.

So können Unternehmen mit unterschiedlichen ERP- oder Buchhaltungssystemen Dokumente über gemeinsame Peppol-Standards austauschen.

Welche Aufgaben übernimmt ein Peppol Access Point?

Ein Access Point ermöglicht den technischen Austausch elektronischer Dokumente innerhalb des Peppol-Netzwerks.

Je nach Serviceumfang kann er unter anderem folgende Prozesse unterstützen:

• Versand und Empfang elektronischer Dokumente

• Ermittlung des Empfängers im Peppol-Netzwerk

• Weiterleitung der Dokumente an das richtige Ziel

• Übertragung gemäß den technischen Peppol-Regeln

• Dokumentenvalidierung

• Verwaltung von Zustell- und technischen Statusinformationen

Das Peppol-Netzwerk unterstützt neben E-Rechnungen auch den Austausch weiterer Geschäftsdokumente, darunter Gutschriften, Bestellungen, Kataloge, Versandanzeigen und Invoice-Response-Dokumente.

Bei der Auswahl eines Access Points kann es daher sinnvoll sein, neben dem aktuellen E-Rechnungsbedarf auch zukünftige Dokumenttypen zu berücksichtigen.

Sind ein Peppol Access Point und ein Peppol Service Provider dasselbe?

Obwohl beide Begriffe im Alltag häufig synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich technisch.

Ein Peppol Access Point ist die technische Infrastruktur, die die Verbindung zum Peppol-Netzwerk ermöglicht.

Ein Peppol Service Provider ist das Unternehmen, das diese Access-Point-Infrastruktur und die dazugehörigen Services seinen Kunden bereitstellt.

Ein Service Provider kann zusätzlich folgende Leistungen anbieten:

• Integration mit ERP- oder Buchhaltungssystemen

• Registrierung als Peppol-Teilnehmer

• Dokumentenvalidierung

• Fehlermanagement

• Dashboard und Monitoring

• Technischer Support

• Länderspezifische E-Rechnungs-Compliance

In der Praxis arbeiten Unternehmen mit einem Service Provider zusammen, der sowohl die Peppol-Verbindung als auch die ergänzenden Services bereitstellt.

Kann man sich ohne Access Point mit dem Peppol-Netzwerk verbinden?

Endnutzer benötigen einen Peppol Service Provider, um Dokumente über das Peppol-Netzwerk zu senden und zu empfangen.

OpenPeppol weist darauf hin, dass Endnutzer einen akkreditierten Service Provider entsprechend ihren Anforderungen auswählen können und dass akkreditierte Anbieter Peppol-basierte elektronische Dokumente senden und empfangen können.

Ein Unternehmen kann technisch auch eine eigene Access-Point-Infrastruktur aufbauen. Dafür müssen jedoch die technischen Anforderungen von Peppol erfüllt, Zertifizierungsprozesse durchlaufen und die Infrastruktur dauerhaft betrieben werden.

Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für die Anbindung über einen bestehenden Peppol Service Provider.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Peppol Access Points achten?

Bei der Bewertung von Peppol-Anbietern sollten sowohl der technische als auch der operative Leistungsumfang berücksichtigt werden.

1. Ist der Anbieter für Peppol autorisiert?

Zunächst sollte geprüft werden, ob der Anbieter innerhalb des Peppol-Ökosystems autorisiert ist.

OpenPeppol veröffentlicht eine Liste akkreditierter Service Provider. Unternehmen sollten den Autorisierungsstatus eines Anbieters über diese Liste überprüfen, bevor sie eine Entscheidung treffen.

Die Autorisierung ist die Grundvoraussetzung. Anschließend sollte geprüft werden, ob der Anbieter die operativen und technischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann.

2. Werden sowohl Versand als auch Empfang von E-Rechnungen unterstützt?

Ausgehende und eingehende Rechnungen sollten im Peppol-Prozess gemeinsam betrachtet werden.

Wichtig ist, dass der Anbieter:

• ausgehende E-Rechnungen versenden kann,

• eingehende E-Rechnungen empfangen kann,

• eingehende Rechnungen an ein ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen kann.

In Ländern, in denen der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend ist, gehört der Prozess für eingehende Dokumente zu den grundlegenden Bestandteilen der Peppol-Anbindung.

3. Kann der Anbieter in Ihr bestehendes ERP-System integriert werden?

Wie sich die Peppol-Verbindung in bestehende Geschäftsprozesse einfügt, ist eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Anbieters.

Folgende Fragen können dabei geprüft werden:

• Wird eine SAP-Integration unterstützt?

• Kann die Lösung mit Microsoft Dynamics arbeiten?

• Gibt es API-Schnittstellen?

• Können Rechnungen automatisch aus dem ERP- oder Buchhaltungssystem übernommen werden?

• Können eingehende Rechnungen automatisch in das System übertragen werden?

• Ist ein manueller Datei-Upload erforderlich?

Die Integration der Peppol-Anbindung in bestehende Rechnungsprozesse kann den zusätzlichen manuellen Aufwand reduzieren.

4. Welche Länder, Formate und lokalen Anforderungen werden unterstützt?

Peppol ist ein internationales Netzwerk, aber die E-Rechnungsanforderungen unterscheiden sich von Land zu Land.

Während ein Land beispielsweise Peppol BIS Billing 3.0 verwendet, kann ein anderes Land Folgendes verlangen:

• eine lokale CIUS,

• PINT,

• ein PINT-basiertes Länderprofil,

• zusätzliche Steuerfelder,

• lokale Validierungsregeln,

• abweichende Meldeanforderungen.

In vielen strukturierten E-Rechnungsprozessen in Europa wird EN 16931 als grundlegender semantischer Standard verwendet. Peppol BIS Billing 3.0 ist eine der darauf basierenden Implementierungsspezifikationen.

Daher sollte geprüft werden:

• ob der Anbieter die Länder unterstützt, in denen Sie tätig sind,

• ob EN 16931 und Peppol BIS unterstützt werden,

• ob relevante Länderprofile verfügbar sind,

• ob lokale Validierungsregeln berücksichtigt werden,

• ob länderspezifische E-Rechnungsanforderungen unterstützt werden.

Für Unternehmen mit Aktivitäten in mehreren Ländern gewinnt dieser Punkt zusätzlich an Bedeutung. Unterschiedliche Länderanforderungen über dieselbe Integration zu verwalten, kann operative Prozesse vereinfachen.

5. Welche Dokumenttypen werden unterstützt?

Das Peppol-Netzwerk unterstützt den Austausch verschiedener Geschäftsdokumente.

Je nach Bedarf können folgende Dokumenttypen relevant sein:

• Invoice

• Credit Note

• Self-Billing

• Order

• Order Response

• Despatch Advice

• Catalogue

• Invoice Response

Die technische Dokumentation von OpenPeppol enthält verschiedene Peppol-BIS-Spezifikationen für unterschiedliche Procure-to-Pay-Prozesse.

Wenn Sie bereits zu Beginn prüfen, welche Dokumenttypen ein Anbieter unterstützt, kann dies den Bedarf an zusätzlichen Integrationen in der Zukunft reduzieren.

6. Wie funktionieren Dokumentenvalidierung und Fehlermanagement?

Eine E-Rechnung kann aus verschiedenen Gründen nicht versendet werden, zum Beispiel:

• Fehlende Pflichtfelder

• Ungültige Steuernummer

• Falsche Peppol ID

• Formatinkompatibilität

• Verstoß gegen länderspezifische Validierungsregeln

• Technische Verbindungsprobleme

Wichtig ist, dass der Anbieter eine Rechnung vor dem Versand gegen die relevanten technischen Regeln validieren kann.

Im laufenden Betrieb können außerdem folgende Funktionen hilfreich sein:

• Verständliche Fehlermeldungen

• Statusverfolgung auf Rechnungsebene

• Erneuter Versand

• Technische Logs

• Benachrichtigungen und Warnungen

• Nachverfolgung des Zustellstatus

Diese Funktionen erleichtern es, Fehlerursachen zu identifizieren und Versandprozesse zu überwachen.

7. Wer verwaltet die Peppol-Teilnehmerregistrierung?

Um Rechnungen über Peppol empfangen zu können, muss ein Unternehmen korrekt im Netzwerk registriert sein.

Der Service Metadata Publisher (SMP) spielt dabei eine wichtige Rolle.

Der SMP veröffentlicht Informationen darüber:

• mit welcher Peppol ID ein Teilnehmer registriert ist,

• welche Dokumenttypen der Teilnehmer empfangen kann,

• über welchen Access Point der Teilnehmer erreichbar ist.

Einige Service Provider übernehmen die SMP-Registrierung im Namen ihrer Kunden.

Vor der Zusammenarbeit mit einem Anbieter sollte geklärt werden, wer die Peppol-Teilnehmerregistrierung erstellt, aktualisiert und bei Bedarf überträgt.

8. Welcher technische Support und welches SLA werden angeboten?

In Ländern, in denen der Rechnungsaustausch über Peppol rechtlich oder operativ relevant ist, wird der Access Point zu einem wichtigen Bestandteil der Kontinuität des Rechnungsprozesses.

Daher sollten folgende Punkte bewertet werden:

• Supportzeiten

• Unterstützte Sprachen

• Reaktionszeiten

• SLA

• Systemverfügbarkeit

• Prozesse bei kritischen Störungen

Insbesondere bei hohem Rechnungsvolumen oder Aktivitäten in mehreren Ländern ist die Qualität des operativen Supports ein wichtiges Auswahlkriterium.

9. Wie sieht das Preismodell aus?

Peppol-Anbieter können unterschiedliche Preismodelle verwenden.

Mögliche Modelle sind zum Beispiel:

• Monatliches Abonnement

• Abrechnung pro Dokument

• Definierte Dokumentenkontingente

• Separate Gebühren für gesendete und empfangene Dokumente

• Gebühren für ERP-Integration

• Zusätzliche länderspezifische Services

Bei einem Preisvergleich sollte deshalb neben der Anfangsgebühr auch der gesamte Nutzungsaufwand berücksichtigt werden.

Rechnungsvolumen, Anzahl der Länder, Anzahl gesendeter und empfangener Dokumente sowie Integrationsanforderungen können die Gesamtkosten direkt beeinflussen.

Checkliste zur Auswahl eines Peppol Access Points

Vor einem Gespräch mit einem Anbieter können Sie folgende Fragen klären: