Was ist der Unterschied zwischen EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0 und UBL?
Erfahren Sie, wie sich EN 16931, UBL und Peppol BIS Billing 3.0 unterscheiden und wie sie bei der elektronischen Rechnungsstellung zusammenwirken.
Was ist der Unterschied zwischen EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0 und UBL?
Stellen Sie sich vor, Sie starten ein Peppol-E-Rechnungsprojekt. Schon zu Beginn begegnen Ihnen drei Begriffe:
EN 16931. UBL. Peppol BIS Billing 3.0.
Alle drei spielen bei der elektronischen Rechnungsstellung eine wichtige Rolle und tauchen in technischen Dokumentationen häufig gemeinsam auf. Auf den ersten Blick ist jedoch nicht immer eindeutig, wo die Aufgabe des einen endet und die des anderen beginnt.
Worin liegt also der Unterschied?
Am einfachsten lässt sich das mit einem Formular erklären:
EN 16931 legt fest, welche Informationen enthalten sein sollen und welche Bedeutung sie haben.
UBL beschreibt, wie diese Informationen maschinenlesbar strukturiert werden.
Peppol BIS Billing 3.0 definiert, nach welchen Regeln diese Informationen in Rechnungen verwendet werden, die über Peppol ausgetauscht werden.
Kurz gesagt: Alle drei gehören zu unterschiedlichen Ebenen derselben elektronischen Rechnung.
EN 16931, UBL und Peppol BIS: Was ist der Unterschied?
Begriff | Aufgabe | Welche Frage wird beantwortet? |
|---|---|---|
EN 16931 | Definiert die gemeinsame Bedeutung von Rechnungsdaten. | Welche Informationen muss eine Rechnung enthalten? |
UBL | Stellt Rechnungsdaten in einer XML-Struktur dar. | Wie werden diese Informationen für IT-Systeme strukturiert? |
Peppol BIS Billing 3.0 | Definiert die Regeln für die Rechnungsstellung über Peppol. | Welche Regeln gelten für eine Rechnung, die über Peppol versendet wird? |
Schauen wir uns diese drei Ebenen nun genauer an.
Was ist EN 16931?
Wenn ein Unternehmen von „Verkäufername“, ein anderes von „Lieferantenname“ spricht und ein weiteres System dieselbe Information unter einem anderen Feld führt, kann es zu unterschiedlichen Interpretationen kommen.
EN 16931 schafft hier eine gemeinsame Grundlage.
EN 16931 ist der europäische Standard, der die einheitliche Bedeutung der Kerndaten einer elektronischen Rechnung definiert.
Dazu gehören zum Beispiel:
Angaben zum Verkäufer,
Angaben zum Käufer,
Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum,
Steuerinformationen,
Zahlungsinformationen,
Gesamtbeträge.
Die Aufgabe von EN 16931 besteht darin, Rechnungsdaten eine einheitliche Bedeutung zu geben.
So kann eine Information, die in einem System als „Verkäufername“ verstanden wird, auch von einem anderen System eindeutig interpretiert werden.
Wie diese Information technisch in XML dargestellt wird, gehört bereits zur nächsten Ebene.
Was ist UBL?
EN 16931 definiert, was eine Information in der Rechnung bedeutet. Im nächsten Schritt muss diese Information so strukturiert werden, dass IT-Systeme sie lesen und verarbeiten können.
Hier kommt UBL (Universal Business Language) ins Spiel.
UBL ist ein Standard zur Darstellung elektronischer Geschäftsdokumente in einer XML-basierten Struktur.
EN 16931 kann zum Beispiel definieren:
„Diese Information ist der Name des Verkäufers.“
UBL legt anschließend fest, an welcher Stelle dieser Verkäufername im XML-Dokument dargestellt wird.
Dadurch können unterschiedliche Softwaresysteme dasselbe elektronische Dokument lesen und die enthaltenen Daten in ihre eigenen Systeme übernehmen.
UBL wird zudem für verschiedene Geschäftsdokumente verwendet, darunter:
Invoice
Credit Note
Order
Order Response
Despatch Advice
Catalogue
Die Aufgabe von UBL besteht also darin, Geschäftsinformationen technisch zwischen Systemen austauschbar zu machen.
Was ist Peppol BIS Billing 3.0?
Bis hierhin haben wir bereits zwei Ebenen:
EN 16931 definiert die Bedeutung der Informationen.
UBL stellt dafür die XML-Struktur bereit.
Bevor eine Rechnung jedoch über Peppol ausgetauscht werden kann, müssen weitere Fragen geklärt werden:
Welche Felder sind verpflichtend?
Welche Codes dürfen verwendet werden?
Welche Regeln muss die Rechnung erfüllen?
Diese Regeln legt Peppol BIS Billing 3.0 fest.
Peppol BIS Billing 3.0 ist eine Anwendungsspezifikation, die definiert, wie elektronische Rechnungen und Gutschriften im Peppol-Umfeld verwendet werden.
Sie legt unter anderem fest:
welche Informationen verpflichtend sind,
welche Codelisten verwendet werden dürfen,
unter welchen Bedingungen bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen,
welche Geschäftsregeln eine Rechnung erfüllen muss.
Peppol BIS Billing 3.0 basiert auf EN 16931 und ist als CIUS (Core Invoice Usage Specification) aufgebaut.
Vereinfacht gesagt liefert EN 16931 den gemeinsamen Rahmen, während Peppol BIS konkretisiert, wie dieser Rahmen für Peppol-Rechnungen angewendet wird.
Wie arbeiten EN 16931, UBL und Peppol BIS zusammen?
Nehmen wir den Verkäufernamen auf einer Rechnung als Beispiel.
EN 16931
Definiert, dass diese Information den „Verkäufernamen“ bezeichnet und welche Bedeutung sie innerhalb der Rechnung hat.
UBL
Legt fest, an welcher Stelle der Verkäufername im XML-Dokument abgebildet wird.
Peppol BIS Billing 3.0
Definiert, wie dieses Feld in einer Peppol-Rechnung verwendet wird und wie es bei der Validierung geprüft wird.
Dieselbe Information durchläuft damit drei Ebenen:
Bedeutung → Technische Struktur → Anwendungsregeln
Das Peppol-Netzwerk übernimmt anschließend die Übertragung des korrekt vorbereiteten Dokuments vom Absender zum Empfänger.
Genau darin liegt die Grundlogik des gesamten Modells.
Kann jede UBL-Rechnung über Peppol versendet werden?
Eine Rechnung nur im UBL-Format zu erstellen, reicht für den Versand über Peppol nicht aus.
UBL ist ein sehr umfassender Standard.
Eine UBL-Rechnung kann technisch gültig sein und trotzdem einzelne Anforderungen von Peppol BIS nicht erfüllen.
Zum Beispiel kann:
ein Pflichtfeld fehlen,
ein ungültiger Code verwendet werden,
eine Geschäftsregel verletzt werden.
In diesem Fall ist das XML-Dokument zwar technisch gültig, kann die Peppol-Validierung aber trotzdem nicht bestehen.
Für Unternehmen, die eine Peppol-Integration planen, ist dieser Unterschied besonders wichtig.
Kann eine EN-16931-konforme Rechnung über Peppol versendet werden?
Für EN 16931 gilt ein ähnlicher Grundsatz.
Die semantischen Anforderungen von EN 16931 zu erfüllen, schafft eine wichtige Grundlage.
Beim Austausch über Peppol müssen zusätzlich die relevanten Peppol-BIS-Regeln eingehalten werden.
Die Beziehung lässt sich so zusammenfassen:
EN 16931 definiert den Rahmen.
UBL transportiert die Informationen.
Peppol BIS definiert die Anwendungsregeln.
Wenn diese drei Ebenen zusammenspielen, entsteht die strukturierte elektronische Rechnung, die in Peppol-Prozessen verwendet wird.
Warum verwendet Peppol BIS Billing 3.0 UBL 2.1?
Auch die Versionsnummern führen häufig zu Verwechslungen:
Peppol BIS Billing 3.0
und
UBL 2.1
Diese Nummern beziehen sich auf unterschiedliche Spezifikationen.
Die 3.0 in Peppol BIS Billing 3.0 bezeichnet die Version der BIS-Spezifikation.
Die in diesem Zusammenhang verwendete UBL-Version ist UBL 2.1.
Die „3.0“ in Peppol BIS Billing 3.0 sollte daher nicht als UBL-Versionsnummer verstanden werden.
Die aktuelle Peppol-BIS-Billing-Spezifikation unterstützt in bestimmten Anwendungsfällen auch CII. UBL 2.1 bleibt jedoch die primär verwendete Syntax in Peppol-Rechnungsprozessen.
Welche Rolle spielt Peppol in diesem Modell?
Bis hierhin haben wir betrachtet, wie eine Rechnung definiert wird und welche Regeln sie erfüllen muss.
Jetzt muss das Dokument noch beim Empfänger ankommen.
Hier kommt Peppol ins Spiel.
Peppol ist ein Netzwerk und Interoperabilitätsrahmen, über den elektronische Geschäftsdokumente standardisiert zwischen unterschiedlichen Unternehmen und Systemen ausgetauscht werden können.
Das Modell lässt sich deshalb in vier Schritte zusammenfassen:
EN 16931 → Bedeutung der Informationen
UBL → Technische Struktur der Informationen
Peppol BIS → Anwendungsregeln
Peppol → Übertragung des Dokuments
Wer diese vier Ebenen versteht, kann auch den Unterschied zwischen EN 16931, UBL und Peppol BIS klar einordnen.
Wie unterstützt JetPeppol Ihre E-Rechnungsprozesse?
Die Dokumentstrukturen und Regeln für den Versand von Rechnungen über Peppol können je nach Land variieren.
JetPeppol ist ein Peppol Access Point und eine E-Rechnungsplattform, die Unternehmen beim Versand und Empfang elektronischer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk unterstützt.
Zu den unterstützten Strukturen gehören:
Peppol BIS Billing 3.0
BIS Billing Credit Note
BIS Self-Billing
XRechnung
PINT AE
Ein- und ausgehende Peppol-Dokumente lassen sich über die Plattform verfolgen. Eingehende Rechnungen können außerdem in einer Struktur bereitgestellt werden, die für die Übertragung in ein ERP-System vorbereitet ist.
Welche Peppol-Struktur für Ihre Rechnungsprozesse und die Länder, in denen Sie tätig sind, geeignet ist, können Sie gemeinsam mit dem JetPeppol-Team prüfen.