E-Rechnungspflicht in Dänemark: Umfassender Leitfaden zur Compliance

Dänemark verfügt bereits seit vielen Jahren über eine ausgeprägte digitale Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung und gehört damit zu den etablierten E-Rechnungsmärkten Europas. Bei Transaktionen mit öffentlichen Stellen ist die E-Rechnung seit Langem verpflichtend. Im privaten Sektor fördern die Vorgaben zur digitalen Buchführung und die NemHandel-Infrastruktur die weitere Verbreitung strukturierter elektronischer Rechnungen.

Der aktuelle Rahmen in Dänemark lässt sich in zwei Bereiche unterteilen: die verpflichtende E-Rechnung im B2G-Bereich und Anforderungen an digitale Buchführungssysteme, die den Einsatz von E-Rechnungen im B2B-Bereich unterstützen.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht in Dänemark?

B2G-Transaktionen

Rechnungen an öffentliche Stellen müssen in Dänemark elektronisch übermittelt werden.

Öffentliche Einrichtungen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Unternehmen können Rechnungen an öffentliche Stellen über die nationale Infrastruktur für den elektronischen Dokumentenaustausch, NemHandel, übermitteln.

Der elektronische Rechnungsaustausch mit dem öffentlichen Sektor gehört bereits seit vielen Jahren zur digitalen Infrastruktur Dänemarks. Auch die Annahme von E-Rechnungen gemäß EN 16931 ist Bestandteil des geltenden Rechtsrahmens.

B2B-Transaktionen

Für inländische Transaktionen zwischen Unternehmen besteht in Dänemark derzeit keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht.

Die Vorschriften zur digitalen Buchführung verpflichten bestimmte Unternehmen jedoch dazu, Buchhaltungssysteme einzusetzen, die elektronische Rechnungen senden und empfangen können.

Im B2B-Bereich konzentriert sich die aktuelle Entwicklung daher vor allem darauf, Unternehmen technisch auf den Austausch strukturierter E-Rechnungen vorzubereiten.

B2C-Transaktionen

Für B2C-Transaktionen mit privaten Endverbrauchern besteht keine allgemeine E-Rechnungspflicht.

Wie wirken sich die Anforderungen an die digitale Buchführung auf E-Rechnungen aus?

Mit dem dänischen Bookkeeping Act von 2022 wurden Anforderungen eingeführt, die Buchführungsprozesse von Unternehmen stärker in digitale Systeme verlagern.

Für Unternehmen mit Jahresabschlusspflicht begann die Umstellung bereits früher. Seit dem 1. Januar 2026 gelten die Anforderungen an die digitale Buchführung auch für Unternehmen ohne Jahresabschlusspflicht, deren Nettoumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als 300.000 DKK beträgt.

Die betroffenen digitalen Buchhaltungssysteme müssen unter anderem folgende Funktionen unterstützen:

• elektronische Rechnungen senden und empfangen,

• elektronische Gutschriften senden und empfangen,

• OIOUBL unterstützen,

• Peppol BIS unterstützen.

Damit stellt die Regelung sicher, dass die eingesetzten Buchhaltungssysteme technisch für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch vorbereitet sind.

Wie werden E-Rechnungen in Dänemark versendet?

Die zentrale Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in Dänemark ist NemHandel.

NemHandel ermöglicht es, Rechnungen, Bestellungen und andere Geschäftsdokumente in standardisierter Form zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen.

Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören:

• Standards für elektronische Dokumente,

• das NemHandelsregisteret mit den Empfängerinformationen,

• eine auf AS4 basierende Infrastruktur zur Dokumentenübertragung.

Über das NemHandelsregisteret lässt sich ermitteln, an welchen Empfänger und welches System ein elektronisches Dokument übermittelt werden muss.

Vereinfacht lässt sich der Ablauf folgendermaßen darstellen:

Absender → Service Provider / Access Point → NemHandel → Empfänger

Auch Peppol kann innerhalb des dänischen Ökosystems für den elektronischen Dokumentenaustausch genutzt werden und spielt insbesondere bei grenzüberschreitenden Szenarien eine wichtige Rolle.

Was ist der Unterschied zwischen NemHandel und Peppol?

NemHandel ist die nationale Infrastruktur Dänemarks für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Peppol ist dagegen ein internationales Netzwerk, das den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Organisationen in verschiedenen Ländern unterstützt.

NemHandel spielt insbesondere bei dänischen Geschäftsprozessen und lokalen Dokumentenstandards eine wichtige Rolle.

Peppol:

• ermöglicht die Anbindung an Geschäftspartner in verschiedenen Ländern,

• nutzt gemeinsame Spezifikationen wie Peppol BIS,

• unterstützt die Interoperabilität zwischen unterschiedlichen Systemen.

Für Unternehmen in Dänemark können beide Infrastrukturen daher je nach Geschäftsszenario ergänzend eingesetzt werden.

Welche E-Rechnungsformate werden in Dänemark verwendet?

In Dänemark spielen vor allem zwei strukturierte Rechnungsstandards eine wichtige Rolle.

OIOUBL

OIOUBL ist der nationale Standard Dänemarks für elektronische Geschäftsdokumente.

Der auf UBL basierende Standard definiert strukturierte Formate für Rechnungen, Gutschriften und weitere Geschäftsdokumente und wird insbesondere im dänischen elektronischen Dokumentenaustausch eingesetzt.

Peppol BIS Billing

Peppol BIS Billing ist eine E-Rechnungsspezifikation, die mit EN 16931 übereinstimmt.

Digitale Buchhaltungssysteme in Dänemark müssen elektronische Rechnungen und Gutschriften im Peppol-BIS-Format senden und empfangen können.

Das Format ist insbesondere für Transaktionen über das Peppol-Netzwerk und für Unternehmen relevant, die in mehreren europäischen Märkten tätig sind.

Was ändert sich 2027 für digitale Buchhaltungssysteme?

Die dänische Unternehmensbehörde führt zusätzliche Anforderungen an registrierte digitale Buchhaltungssysteme ein, um die Nutzung elektronischer Rechnungen weiter zu fördern.

Ab dem 1. März 2027 sollen Unternehmen im Rahmen bestimmter Identitätsprüfungen automatisch im NemHandelsregisteret registriert werden. Unternehmen behalten dabei die Möglichkeit, dieser Registrierung zu widersprechen.

Buchhaltungssysteme sollen außerdem bei der Rechnungserstellung prüfen, ob ein Empfänger elektronische Rechnungen über NemHandel empfangen kann, und in diesem Fall die elektronische Rechnungsstellung entsprechend anbieten.

Damit wird die E-Rechnung stärker in die alltäglichen Buchführungsprozesse integriert, ohne dass dadurch eine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht entsteht.

Wann wird die B2B-E-Rechnung in Dänemark verpflichtend?

Für inländische B2B-Transaktionen wurde in Dänemark bislang kein allgemeiner nationaler Einführungstermin für eine verpflichtende E-Rechnung angekündigt.

Im Rahmen der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) sollen jedoch ab dem 1. Juli 2030 Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung und digitale Meldungen für bestimmte innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen gelten.

Ob Dänemark davor eine separate Verpflichtung für inländische B2B-Transaktionen einführt, hängt von der weiteren nationalen Gesetzgebung ab.

Welche Vorteile bietet Peppol für Unternehmen in Dänemark?

Peppol bietet Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, eine gemeinsame Infrastruktur für den elektronischen Dokumentenaustausch.

Da Rechnungen über Peppol BIS strukturierte Daten enthalten, können ERP- und Buchhaltungssysteme Rechnungsinformationen automatisiert lesen und verarbeiten. Dadurch reduziert sich der Bedarf an manueller Dateneingabe.

Peppol BIS basiert zudem auf EN 16931. Unternehmen können ihre E-Rechnungsprozesse in verschiedenen europäischen Märkten dadurch auf einer vergleichbaren technischen Grundlage verwalten.

Für Unternehmen, die sowohl in Dänemark als auch in weiteren Peppol-Märkten tätig sind, lassen sich länderspezifische Integrationen so stärker innerhalb einer gemeinsamen Architektur abbilden.

Wie können Sie sich auf die E-Rechnung in Dänemark vorbereiten?

Zunächst sollten Sie prüfen, welche Anforderungen aufgrund Ihrer Transaktionsarten für Ihr Unternehmen relevant sind.

Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Stellen senden, spielen NemHandel und die Unterstützung strukturierter elektronischer Rechnungen eine zentrale Rolle.

Für Prozesse im privaten Sektor sollten Sie prüfen, ob Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System folgende Funktionen unterstützt:

• OIOUBL,

• Peppol BIS,

• NemHandel-Anbindung,

• Versand und Empfang strukturierter E-Rechnungen.

Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, können Sie die dänischen Anforderungen gemeinsam mit Ihren Peppol-Prozessen in anderen Märkten betrachten und Ihre Integrationen auf einer möglichst einheitlichen Infrastruktur aufbauen.

Peppol-E-Rechnungsprozesse mit JetPeppol verwalten

JetPeppol ist eine globale E-Rechnungsplattform, die über die Peppol-Access-Point-Infrastruktur der MDP Group arbeitet.

Mit JetPeppol können Sie strukturierte elektronische Rechnungen im Format Peppol BIS Billing 3.0 über das Peppol-Netzwerk senden und empfangen. Eingehende Dokumente lassen sich zentral anzeigen, während Sie bei ausgehenden Rechnungen Statusinformationen wie Entwurf, gesendet, zugestellt oder Fehler verfolgen können.

Eingehende E-Rechnungsdaten erhalten Sie so aufbereitet, dass sie an Ihr ERP-System übertragen werden können. Dadurch reduzieren Sie die erneute manuelle Erfassung von Rechnungsdaten und unterstützen eine schnellere Weiterverarbeitung in Ihren Buchhaltungsprozessen.

So können Sie Ihre Peppol-basierten E-Rechnungsprozesse in Dänemark und weiteren Peppol-Märkten über eine gemeinsame Plattform verwalten.