E-Rechnungspflicht in Belgien: Umfassender Leitfaden für 2026

Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im belgischen B2B-Bereich ist am 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Seitdem reicht es bei Geschäftsvorgängen, die unter die Regelung fallen, nicht mehr aus, eine herkömmliche PDF-Rechnung per E-Mail zu versenden. Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das von Softwaresystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden kann.

Für das belgische E-Rechnungsmodell sind insbesondere drei Begriffe wichtig:

• EN 16931: Das semantische Kerndatenmodell des europäischen E-Rechnungsstandards

• Peppol BIS Billing 3.0: Die auf EN 16931 basierende Anwendungsspezifikation für Rechnungen

• Peppol: Das Netzwerk für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen

Dieser Leitfaden erklärt, welche Unternehmen von der belgischen E-Rechnungspflicht betroffen sind, wie EN 16931 und Peppol BIS zusammenhängen, wie Peppol IDs funktionieren, welche Rolle PDF-Rechnungen noch spielen, welche Sanktionen vorgesehen sind und welche Anforderungen Unternehmen für die Compliance berücksichtigen sollten.

Die E-Rechnungspflicht in Belgien auf einen Blick

Das offizielle belgische E-Rechnungsportal positioniert Peppol als primären Übertragungsweg und Peppol BIS als zentrales Referenzformat.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht in Belgien?

Die belgische E-Rechnungspflicht verlangt von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen, zu versenden und zu empfangen, das von Softwaresystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden kann.

Die rechtliche Grundlage bilden unter anderem die am 20. Februar 2024 im belgischen Staatsblatt veröffentlichte Änderung des Mehrwertsteuergesetzes sowie der Königliche Erlass vom 8. Juli 2025, der die Anforderungen an die Umsetzung weiter konkretisiert.

Ein häufiges Missverständnis betrifft den Unterschied zwischen einem digitalen Dokument und einer strukturierten elektronischen Rechnung.

Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist zwar digital, enthält die Rechnungsdaten jedoch nicht in der strukturierten Form, die das belgische Modell verlangt. Die Daten müssen so bereitgestellt werden, dass das ERP- oder Buchhaltungssystem des Empfängers sie ohne manuelle Dateneingabe verarbeiten kann.

Die Rechnungen werden zwischen den Access Points von Verkäufer und Käufer ausgetauscht und nicht über die Steuerbehörde geleitet. Dieses Modell wird allgemein als Four-Corner-Modell bezeichnet.

Im Rahmen des für 2028 geplanten E-Reportings soll die Steuerbehörde als zusätzlicher Teilnehmer in den Meldeprozess eingebunden werden.

Zeitplan der belgischen E-Rechnung: 2017 bis 2030

Belgien führte die elektronische Rechnungsstellung zunächst im öffentlichen Sektor ein und weitete die Verpflichtung anschließend auf den B2B-Bereich aus. Als nächster Schritt ist ein nahezu in Echtzeit erfolgendes Reporting an die Steuerbehörde geplant.

Wer fällt unter die belgische E-Rechnungspflicht?

Die Grundregel ist relativ klar: Stellt ein in Belgien ansässiges und umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen einem anderen in Belgien ansässigen und umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen eine inländische Rechnung aus, muss diese grundsätzlich als strukturierte E-Rechnung erstellt werden.

Die Unternehmensgröße ist dabei nicht ausschlaggebend. Auch nebenberuflich oder zusätzlich ausgeübte selbstständige Tätigkeiten können in den Geltungsbereich fallen.

Welche Transaktionen fallen nicht unter die Verpflichtung?

• B2C-Verkäufe: Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die B2B-Verpflichtung.

• Innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen: Transaktionen, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtig sind, fallen nicht unter die belgische Inlandspflicht.

• Exporte: Verkäufe in Länder außerhalb der EU werden von der belgischen B2B-Inlandspflicht nicht erfasst.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem Ausstellen und dem Empfangen einer E-Rechnung. Auch Unternehmen, die von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind, können weiterhin die technische Fähigkeit benötigen, strukturierte E-Rechnungen ihrer Lieferanten zu empfangen.

Peppol und E-Rechnung in Belgien: Technische Anforderungen

Belgien hat Peppol als Standardnetzwerk und Peppol BIS als Referenzformat für die B2B-E-Rechnung festgelegt.

Im Wesentlichen werden drei Komponenten benötigt:

1. Das richtige Rechnungsformat

2. Ein zertifizierter Peppol Access Point

3. Eine registrierte Identität im Peppol-Netzwerk

1. Format: Peppol BIS Billing 3.0

Das Referenzformat ist Peppol BIS Billing 3.0, eine XML-basierte UBL-Spezifikation, die dem europäischen E-Rechnungsstandard EN 16931 entspricht.

Belgien wendet darüber hinaus zusätzliche Validierungsregeln an, beispielsweise für die Formatierung der KBO/BCE-Unternehmensnummer.

EN 16931 definiert das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. Peppol BIS Billing 3.0 legt fest, wie dieses Modell innerhalb der Peppol-Umgebung umgesetzt wird.

Vereinfacht gesagt:

• EN 16931: Definiert das gemeinsame Datenmodell der Rechnung

• Peppol BIS Billing 3.0: Definiert die Umsetzung dieses Modells für Peppol-Transaktionen

• Peppol: Stellt das Netzwerk für den Rechnungsaustausch bereit

2. Zertifizierter Peppol Access Point

Unternehmen verbinden sich nicht direkt mit dem Peppol-Netzwerk. Die Anbindung erfolgt über einen zertifizierten Dienstleister, einen sogenannten Peppol Access Point.

Die belgische Peppol Authority ist BOSA, der Föderale Öffentliche Dienst Politik und Unterstützung.

Der Rechnungsfluss sieht typischerweise so aus:

System des Verkäufers → Access Point des Verkäufers → Access Point des Käufers → System des Käufers

Dieses Modell ermöglicht Unternehmen mit unterschiedlichen ERP- und Buchhaltungssystemen den Rechnungsaustausch über eine gemeinsame technische Infrastruktur.

3. Peppol ID: 0208 + KBO-Nummer

In Belgien kann eine Peppol-Adresse mit dem Scheme Code 0208 und der KBO/BCE-Unternehmensnummer erstellt werden.

Beispiel:

0208:0123456789

Die KBO-Nummer entspricht der belgischen Unternehmensnummer ohne das Präfix BE, das bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet wird.

Für Unternehmen mit belgischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die nicht im KBO registriert sind, kann alternativ das Scheme 9925 verwendet werden.

Über das Peppol Directory können Unternehmen prüfen, ob ein Kunde im Peppol-Netzwerk registriert ist.

Können auch andere Übertragungskanäle als Peppol genutzt werden?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen.

Wenn beide Parteien zustimmen, können auch andere Übertragungswege wie EDI oder andere EN-16931-konforme Lösungen genutzt werden.

Unternehmen müssen jedoch weiterhin technisch in der Lage sein, Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen, wenn dies erforderlich ist.

Die kostenlose HERMES-Plattform, die während der Übergangsphase für Empfänger genutzt wurde, die noch keine E-Rechnungen empfangen konnten, wurde inzwischen eingestellt.

Rechnungsinhalte, MwSt.-Rundung und besondere Dokumentarten

Strukturierte E-Rechnungen enthalten weiterhin die üblichen Angaben, die auf belgischen Rechnungen erforderlich sind, darunter:

• Ausstellungs- und Transaktionsdatum

• Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

• Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen

• Einzelpreis

• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag

• Gesamtbetrag der Rechnung

Der Unterschied besteht darin, dass diese Informationen nun in definierten XML-Feldern hinterlegt werden und technische Validierungsregeln erfüllen müssen.

MwSt.-Rundungsregeln

Seit 2026 wird die Umsatzsteuer bei strukturierten E-Rechnungen auf Grundlage des Gesamtbetrags je Umsatzsteuersatz gerundet und nicht für jede einzelne Rechnungsposition separat.

Unternehmen, deren ERP-Systeme die Umsatzsteuer auf Positionsebene runden, sollten ihre Einstellungen überprüfen. Abweichungen können zu unterschiedlichen Rechnungsbeträgen oder zur Ablehnung einer Rechnung auf Empfängerseite führen.

Gutschriften

Auch für Gutschriften und Rechnungskorrekturen gelten die Grundsätze der strukturierten elektronischen Rechnungsstellung.

Gutschriften werden über die entsprechende Peppol-BIS-Billing-Credit-Note-Struktur übertragen und über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht.

Self-Billing

Auch Self-Billing-Szenarien, bei denen der Käufer die Rechnung im Namen des Verkäufers erstellt, fallen unter die Regelung.

Für diese Transaktionen wird ein separates Peppol-Profil verwendet: BIS Self-Billing.

Access Points, die technisch noch nicht auf dieses Profil vorbereitet waren, erhielten eine zusätzliche Toleranzphase bis zum 30. Juni 2026. Diese Frist ist inzwischen abgelaufen.

Anzahlungsrechnungen

Auch Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnungen für Transaktionen im Geltungsbereich der Verpflichtung müssen als strukturierte E-Rechnungen ausgestellt werden.

Sanktionen bei Verstößen gegen die belgische E-Rechnungspflicht

Unternehmen, die nicht über die erforderliche technische Infrastruktur zum Senden oder Empfangen strukturierter E-Rechnungen verfügen, können gemäß dem Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025 mit festen Verwaltungsgeldbußen belegt werden.

Die Sanktionen beziehen sich ausdrücklich auf das Fehlen der erforderlichen technischen Infrastruktur.

Steuerliche Anreize: 120 % Betriebsausgabenabzug für E-Rechnungskosten

Belgien hat für die Steuerzeiträume 2024 bis 2027 einen zeitlich befristeten steuerlichen Anreiz eingeführt, um Unternehmen bei den Kosten der Umstellung auf E-Rechnungen zu unterstützen.

Für berechtigte KMU und Selbstständige können bestimmte Abonnementkosten im Zusammenhang mit E-Rechnungen für einen erhöhten Betriebsausgabenabzug von 120 % in Betracht kommen.

Wird für die E-Rechnungsfunktion zusätzlich zu einem bestehenden Softwarepaket eine gesonderte Gebühr erhoben, kann es erforderlich sein, diesen Betrag auf der Lieferantenrechnung separat auszuweisen.

Auch größere Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen von erhöhten Investitionsabzügen für geeignete digitale Investitionen profitieren.

Die konkrete steuerliche Behandlung hängt vom Unternehmen und von der Art der Kosten ab. Unternehmen sollten ihre Berechtigung daher gemeinsam mit ihrem Steuerberater oder Buchhalter prüfen.

Was ändert sich 2028? Belgisches E-Reporting und ViDA

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse in Belgien endet nicht mit der B2B-E-Rechnungspflicht im Jahr 2026.

Am 18. Juli 2026 billigte der belgische Ministerrat einen Vorentwurf für ein Gesetz zur nahezu in Echtzeit erfolgenden Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde ab dem 1. Januar 2028.

Die geplante Meldepflicht soll die E-Rechnung ergänzen.

Zentrale Punkte des Entwurfs

• Die Meldung soll auf beiden Seiten erfolgen: Verkäufer und Käufer sollen Rechnungsdaten übermitteln.

• Die Meldepflicht soll unabhängig davon gelten, ob die Rechnung bereits angenommen oder verbucht wurde.

• Für Unternehmen, die dem E-Reporting unterliegen, soll die jährliche Kundenliste entfallen.

• Das System soll auf die EU-Anforderungen von VAT in the Digital Age, kurz ViDA, vorbereitet sein, deren digitale Meldepflichten ab 2030 greifen sollen.

Der Vorschlag muss das Gesetzgebungsverfahren noch vollständig durchlaufen. Die endgültigen Datensätze und technischen Anforderungen sollen durch weitere Rechtsvorschriften festgelegt werden.

Unternehmen sollten daher klar zwischen der bereits geltenden E-Rechnungspflicht 2026 und dem geplanten E-Reporting ab 2028 unterscheiden.

Checkliste zur belgischen E-Rechnungspflicht

Die folgenden Schritte decken sowohl die aktuelle E-Rechnungspflicht als auch die Vorbereitung auf künftige Reporting-Anforderungen ab.

1. Geltungsbereich prüfen
   Ermitteln Sie, welche Gesellschaften in Belgien ansässig sind und welche Transaktionen als inländische B2B-Geschäfte gelten. Niederlassungen, Umsatzsteuergruppen und feste Betriebsstätten sollten separat betrachtet werden.

2. Zertifizierten Peppol Access Point auswählen
   Prüfen Sie, ob der Anbieter sowohl den Versand als auch den Empfang unterstützt und relevante Szenarien wie Gutschriften und Self-Billing abdeckt.

3. Peppol ID registrieren
   Registrieren Sie Ihr Unternehmen mit der passenden Peppol-Kennung, beispielsweise 0208: in Verbindung mit der KBO-Nummer, und prüfen Sie die Sichtbarkeit im Peppol Directory.

4. Stammdaten überprüfen
   Stellen Sie sicher, dass Kunden- und Lieferantendaten die richtigen KBO-Nummern und relevanten Peppol-Kennungen enthalten.

5. ERP integrieren
   Richten Sie den Prozess so ein, dass ausgehende Rechnungen aus dem ERP in die erforderliche Peppol-BIS-Struktur überführt und eingehende Rechnungen zurück in das ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen werden.

6. MwSt.-Rundungslogik prüfen
   Stellen Sie sicher, dass die Umsatzsteuerberechnung den geltenden belgischen Regeln entspricht.

7. Geschäftsszenarien testen
   Testen Sie Standardrechnungen, Gutschriften und – sofern relevant – Self-Billing-Szenarien.

8. Archivierung und Nachweise planen
   Bewahren Sie Rechnungs-, Übertragungs- und Zustellnachweise auf, die für Audits und Compliance erforderlich sind.

9. Auf die Entwicklungen für 2028 vorbereiten
   Achten Sie auf eine hohe Datenqualität und verfolgen Sie die endgültigen Anforderungen an das E-Reporting im weiteren Gesetzgebungsverfahren.

10. Steuerliche Anreize prüfen
    Klären Sie, ob qualifizierende E-Rechnungskosten noch innerhalb des relevanten Förderzeitraums für den erhöhten Abzug von 120 % berücksichtigt werden können.

Belgien-Compliance mit JetPeppol

JetPeppol unterstützt Unternehmen dabei, ihre E-Rechnungsprozesse über das Peppol-Netzwerk auf einer zentralen Plattform zu verwalten.

Was können Sie mit JetPeppol verwalten?

• Peppol-BIS-Billing-3.0-Rechnungen senden und empfangen: Rechnungen können im belgischen Referenzformat erstellt, validiert und über das Peppol-Netzwerk übertragen werden.

• Gutschriften und Self-Billing-Szenarien verwalten: Für unterschiedliche Rechnungsprozesse können die entsprechenden Peppol-BIS-Profile unterstützt werden.

• Eingehende Rechnungen zentral anzeigen: Lieferantenrechnungen können über die Plattform empfangen und für die Übertragung in die jeweilige ERP-Umgebung vorbereitet werden.

• Zustellstatus verfolgen: Status wie Entwurf, gesendet, zugestellt oder Fehler können auf Dokumentebene überwacht werden.

• Eine gemeinsame Infrastruktur für mehrere Märkte nutzen: Peppol-basierte Rechnungsprozesse können Anforderungen in verschiedenen Ländern und Märkten unterstützen.

Wenn Ihr Unternehmen in Belgien tätig ist oder Rechnungen mit belgischen Kunden austauscht, können wir gemeinsam prüfen, wie Ihre aktuelle E-Rechnungsstruktur aufgestellt ist.

Häufig gestellte Fragen

Ist die E-Rechnung in Belgien verpflichtend?

Ja. Für relevante Rechnungen an den öffentlichen Sektor besteht die Verpflichtung seit 2024. Für betroffene inländische B2B-Transaktionen zwischen in Belgien ansässigen und umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gilt sie seit dem 1. Januar 2026.

Sind PDF-Rechnungen in Belgien verboten?

Eine PDF-Datei allein reicht für B2B-Transaktionen im Geltungsbereich der Verpflichtung nicht aus. Sie kann zusätzlich zur strukturierten E-Rechnung als visuelle Kopie bereitgestellt werden, ersetzt die strukturierte Rechnung jedoch nicht.

Ist Peppol in Belgien verpflichtend?

Peppol ist der Standardübertragungsweg. Unter bestimmten Voraussetzungen können sich Parteien auf eine andere EN-16931-konforme Lösung einigen. Unternehmen müssen jedoch weiterhin in der Lage sein, Rechnungen über Peppol auszutauschen, wenn dies erforderlich ist.

Wie erhält ein Unternehmen eine Peppol ID?

Die Registrierung erfolgt über einen zertifizierten Peppol Access Point. Belgische Unternehmen können dafür das Scheme 0208: zusammen mit ihrer KBO-Unternehmensnummer verwenden.

Fallen ausländische Unternehmen unter die belgische E-Rechnungspflicht?

Das hängt von ihrem Niederlassungsstatus in Belgien ab. Ausländische Unternehmen mit einer Zweigniederlassung oder festen Betriebsstätte in Belgien können bei entsprechenden inländischen Transaktionen in den Geltungsbereich fallen. Unternehmen mit lediglich einer belgischen Umsatzsteuerregistrierung und ohne feste Niederlassung sind von der Pflicht zur Rechnungsausstellung grundsätzlich ausgenommen.

Fallen B2C-Transaktionen unter die Regelung?

Nein. Transaktionen mit Verbrauchern fallen nicht unter die derzeitige belgische B2B-E-Rechnungspflicht.

Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung?

Fehlt die vorgeschriebene technische Infrastruktur, können Sanktionen von 1.500 € für den ersten Verstoß, 3.000 € für den zweiten und 5.000 € für weitere Verstöße verhängt werden.

Wurde die Toleranzphase verlängert?

Nein. Die allgemeine Toleranzphase endete am 31. März 2026. Die zusätzliche Toleranzphase für bestimmte Self-Billing-Szenarien endete am 30. Juni 2026.

Ist das belgische E-Reporting ab 2028 bereits endgültig beschlossen?

Noch nicht. Der Ministerrat hat am 18. Juli 2026 einen Vorentwurf gebilligt, das Gesetzgebungsverfahren läuft jedoch noch. Als geplanter Starttermin gilt derzeit der 1. Januar 2028.

Sind Kosten für E-Rechnungen in Belgien steuerlich absetzbar?

Berechtigte KMU und Selbstständige können im relevanten Förderzeitraum für bestimmte qualifizierende Kosten von E-Rechnungssoftware den erhöhten Betriebsausgabenabzug von 120 % nutzen. Größere Unternehmen können je nach Investition ebenfalls für erhöhte Investitionsabzüge infrage kommen.