EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0 ve UBL Arasındaki Fark Nedir?

Bir Peppol e-Fatura projesine başladığınızı düşünün. Karşınıza üç kavram çıkıyor:

EN 16931. UBL. Peppol BIS Billing 3.0.

Üçü de e-Fatura ile ilgili. Üçü de teknik dokümanlarda yan yana kullanılıyor. İsimleri farklı olsa da ilk bakışta nerede birinin bitip diğerinin başladığını anlamak kolay olmayabiliyor.

Peki aralarındaki fark ne?

Bunu bir form doldurma süreci gibi düşünebiliriz:

• EN 16931, formda hangi bilgilerin bulunacağını ve bu bilgilerin ne anlama geldiğini belirler.

• UBL, bu bilgilerin bilgisayarın okuyabileceği şekilde nasıl yazılacağını belirler.

• Peppol BIS Billing 3.0, Peppol üzerinden gönderilen faturada bu bilgilerin hangi kurallarla kullanılacağını belirler.

Kısacası üçü aynı faturanın farklı katmanlarında görev yapar.

EN 16931, UBL ve Peppol BIS Arasındaki Fark Kısaca Nedir?

Şimdi bu üç katmanı biraz daha yakından inceleyelim.

EN 16931 Nedir?

Bir şirket “satıcı adı”, diğer şirket “tedarikçi unvanı”, başka bir sistem ise aynı bilgiyi farklı bir alan adıyla tanımlarsa sistemlerin birbirini anlaması zorlaşır.

EN 16931 bu noktada ortak bir sözlük görevi görür.

EN 16931, Avrupa'da elektronik faturanın temel bilgilerinin ortak anlamını tanımlayan standarttır.

Örneğin faturadaki:

• satıcı,

• alıcı,

• fatura numarası,

• fatura tarihi,

• vergi bilgileri,

• ödeme bilgileri,

• toplam tutar

gibi verilerin ne ifade ettiğini standartlaştırır.

Burada EN 16931'in görevi veriyi anlamlandırmaktır.

Bir sistemde “satıcı adı” olarak geçen bilginin başka bir sistem tarafından da aynı anlamda yorumlanmasını sağlar.

Fakat bu bilgilerin XML içerisinde nasıl yazılacağı bir sonraki katmanın konusudur.

UBL Nedir?

EN 16931 bize faturada hangi bilginin ne anlama geldiğini söyledi. Şimdi sıra bu bilgiyi bilgisayarların okuyabileceği bir yapıya dönüştürmeye geliyor.

Burada UBL (Universal Business Language) devreye girer.

UBL, elektronik iş belgelerinin XML tabanlı biçimde oluşturulmasını sağlayan bir standarttır.

Örneğin EN 16931:

“Bu bilgi satıcının adıdır.” der.

UBL ise satıcı adının XML belgesinde hangi yapı içerisinde yer alacağını gösterir.

Böylece farklı yazılımlar aynı elektronik belgeyi okuyabilir ve içerisindeki bilgileri kendi sistemlerine aktarabilir.

UBL'ın kapsamı fatura ile sınırlı kalmaz. Şu tür ticari belgelerde de kullanılabilir:

• Invoice

• Credit Note

• Order

• Order Response

• Despatch Advice

• Catalogue

Yani UBL'ın görevi bilgiyi teknik olarak taşınabilir hale getirmektir.

Peppol BIS Billing 3.0 Nedir?

Elimizde artık iki şey var:

Bilginin anlamı EN 16931 ile tanımlandı.
Bilginin XML yapısı UBL ile oluşturuldu.

Ancak Peppol üzerinden fatura göndermek için hâlâ bazı soruların cevaplanması gerekir:

• Hangi alanlar zorunlu olacak?

• Hangi kodlar kullanılacak?

• Fatura hangi kurallardan geçecek?

Bu soruların cevabını bize Peppol BIS Billing 3.0 verir.

Peppol BIS Billing 3.0, elektronik fatura ve kredi notlarının Peppol ortamında hangi kurallarla kullanılacağını tanımlayan bir uygulama spesifikasyonudur.

Örneğin:

• hangi bilgilerin zorunlu olduğu,

• hangi kod listelerinin kullanılacağı,

• belirli alanların hangi koşullarda doldurulacağı,

• faturanın hangi iş kurallarını karşılaması gerektiği Peppol BIS kapsamında tanımlanır.

Peppol BIS Billing 3.0, EN 16931'i temel alan bir CIUS, yani Core Invoice Usage Specification yapısıdır.

Basitçe ifade edersek EN 16931 ortak çerçeveyi çizer; Peppol BIS ise bu çerçevenin Peppol faturalarında nasıl uygulanacağını netleştirir.

Üçü Birlikte Nasıl Çalışıyor?

Bir fatura üzerindeki satıcı adı bilgisini örnek alalım.

EN 16931

Bu bilginin “satıcı adı” olduğunu ve faturadaki anlamını tanımlar.

UBL

Satıcı adının XML dosyasında hangi yapı içerisinde yer alacağını belirler.

Peppol BIS Billing 3.0

Bu alanın Peppol faturasında hangi kurallarla kullanılacağını ve doğrulama sırasında nasıl değerlendirileceğini belirler.

Böylece aynı bilgi üç farklı aşamadan geçer:

Anlam → Teknik yapı → Kullanım kuralı

Peppol ağı ise kurallara uygun hazırlanan belgenin göndericiden alıcıya ulaşmasını sağlar.

Aslında bütün sistemin mantığı bu kadar.

UBL Formatındaki Her Fatura Peppol Üzerinden Gönderilebilir mi?

Bir faturanın UBL formatında hazırlanması, Peppol üzerinden gönderim için tek başına yeterli olmaz.

Bunun nedeni UBL'ın oldukça geniş bir standart olmasıdır.

Bir UBL faturası teknik olarak geçerli olabilir ancak Peppol BIS'in istediği:

• zorunlu alanlardan biri eksik olabilir,

• kullanılan kodlardan biri uygun olmayabilir,

• bir iş kuralı karşılanmıyor olabilir.

Bu durumda XML dosyası geçerli olsa bile Peppol doğrulamasından geçmeyebilir. Bu fark özellikle Peppol entegrasyonu planlayan şirketler için önemlidir.

EN 16931 Uyumlu Bir Fatura Peppol Üzerinden Gönderilebilir mi?

Benzer durum EN 16931 için de geçerlidir.

Bir faturanın EN 16931'de tanımlanan semantik gereksinimleri karşılaması önemli bir temel oluşturur.

Peppol üzerinden gönderim aşamasında ise ilgili Peppol BIS kurallarının da karşılanması gerekir.

Bu ilişkiyi şöyle düşünebiliriz:

EN 16931 çerçeveyi oluşturur.
UBL bilgiyi taşır.
Peppol BIS kullanım kurallarını netleştirir.

Bu üç katman birlikte çalıştığında Peppol üzerinden gönderilecek yapılandırılmış elektronik fatura ortaya çıkar.

Peppol BIS Billing 3.0 Neden UBL 2.1 Kullanıyor?

Burada isimlerden kaynaklanan bir karışıklık daha var:

Peppol BIS Billing 3.0
ve
UBL 2.1

Bu numaralar aynı standardın sürümlerini göstermiyor.

Peppol BIS Billing içerisindeki 3.0, BIS spesifikasyonunun sürümünü ifade eder.

UBL tarafında kullanılan temel sürüm ise UBL 2.1'dir.

Bu nedenle Peppol BIS Billing 3.0 ifadesindeki “3.0”ı UBL sürümü olarak okumamak gerekir.

Güncel Peppol BIS Billing spesifikasyonu belirli kullanım senaryolarında CII desteğine de yer verir. Peppol süreçlerinde temel syntax olarak ise UBL 2.1 öne çıkar.

Peki Peppol Bu Yapının Neresinde?

Buraya kadar faturanın nasıl tanımlandığını ve hangi kurallara göre hazırlandığını anlattık.

Bir de faturanın karşı tarafa ulaşması gerekiyor.

Peppol'ün devreye girdiği yer burasıdır.

Peppol, elektronik iş belgelerinin farklı şirketler ve sistemler arasında standart bir yapı üzerinden iletilmesini sağlayan ağ ve birlikte çalışabilirlik çerçevesidir.

Bu nedenle yapıyı dört adımda düşünebiliriz:

EN 16931 → Bilginin anlamı
UBL → Bilginin teknik yapısı
Peppol BIS → Kullanım kuralları
Peppol → Belgenin iletimi

Bu dört satırı anladığınızda EN 16931, UBL ve Peppol BIS arasındaki temel ayrımı da anlamış olursunuz.

JetPeppol ile Peppol Fatura Süreçleri

Farklı ülkelerde Peppol üzerinden fatura gönderirken kullanılacak belge yapısı ve kurallar değişebilir.

JetPeppol, şirketlerin Peppol ağı üzerinden elektronik fatura gönderip almasını destekleyen bir Peppol Access Point ve e-Fatura platformudur.

JetPeppol'da desteklenen yapılar arasında:

• Peppol BIS Billing 3.0

• BIS Billing Credit Note

• BIS Self-Billing

• XRechnung

• PINT AE bulunur.

Gelen ve giden Peppol belgeleri platform üzerinden takip edilebilir; gelen faturalar ERP sistemine aktarılmaya hazır şekilde alınabilir.

Faaliyet gösterdiğiniz ülkeye ve fatura sürecinize göre hangi Peppol yapısının kullanılacağını değerlendirmek için JetPeppol ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.